6. Bedrijfsvoering

Algemeen

In de paragraaf Bedrijfsvoering wordt inzicht gegeven in de stand van zaken en de beleidsvoornemens ten aanzien van de bedrijfsvoering. Onder bedrijfsvoering verstaan we het scheppen van voorwaarden en het bieden van ondersteuning voor de uitvoering van de gemeentelijke taken. Dit gebeurt op meerdere vakgebieden, zoals Juridische Zaken, ICT, Financiën en Control, Personeel en Organisatie en meer. Deze functies staan ten dienste van de zorg voor en de dienstverlening aan onze inwoners. Het is nodig dat deze ondersteuning aansluit bij de behoefte. Daarom stemt Bedrijfsvoering haar aanbod af met de teams die diensten leveren aan de inwoners en bedrijven. Die wensen kunnen echter niet onbegrensd zijn. De grenzen liggen in wat de organisatie aankan. Elke activiteit in de gemeente heeft zijn consequenties voor onze organisatie en daarmee ook voor Bedrijfsvoering. Daarover meer hieronder in het stukje Personeel en Organisatie. Ook is het belangrijk om te realiseren dat Bedrijfsvoering niet alleen toeleverancier is aan de andere domeinen. Bedrijfsvoering heeft ook eigen taken die rechtstreeks met onze inwoners te maken hebben, Programma 1 Dienstverlening en Programma 8 Veiligheid gaan daarover. Voorbeelden daarbij zijn het verstrekken van paspoorten en rijbewijzen bij Burgerzaken, of het bestrijden van ondermijning of het organiseren van activiteiten om jeugd op het rechte spoor te houden.

Financien en control

Financiële functie

Belangrijk is dat de financiële functie aansluit op de wensen en behoeften van bestuur en organisatie. Dit vraagt om: sluiten de systemen nog aan op de gewenste ontwikkelingen, kunnen we efficiënter rapporteren, hebben we de financiën van de groeiopgave goed in beeld. Veel aandacht zal ook gaan naar de bemensing van de financiële functies. Dit is uiterst lastig omdat er sowieso krapte is, maar ook omdat we in een dynamische groeiopgave zitten die specifieke kennis en kunde vraagt (denk aan fiscaliteit, projectcontrol, grondexploitaties). De afgelopen jaren zijn goede resultaten behaald met het zelf opleiden van deskundige lokaal betrokken medewerkers; die lijn willen we voortzetten.

Brede control

De opgaven van Purmerend vragen om een integrale benadering. Per 1-1-2024 is er gestart met een nieuw financieel pakket. Het pakket is zoveel mogelijk geïntegreerd waar we gaan voldoen aan de huidige wetgeving en verbeteringen kunnen aanbrengen om zo efficiënt mogelijk te rapporteren. Tevens gaat onze aandacht uit naar de opzet en verbetering van de planning- en controlcyclus en de daaruit voortvloeiende documenten waarbij beleid en financiën samenkomen. Daarmee wordt een bredere control mogelijk. Financiën en control gaan zich bij de doorontwikkeling meer richten op het geven van integraal advies. Ook zet ze stappen om de vakspecifieke controldisciplines meer te betrekken bij de advisering over risico’s en beheersmaatregelen die verbonden zijn aan de doelen en ambities in de begroting. De focus bij advies ligt op het rechtmatig, efficiënt, effectief en beheerst realiseren van doelen. We verbeteren de uitwisseling van vakkennis en expertise door periodiek afstemmingsmomenten te organiseren. Zo dragen de adviezen bij aan de kwaliteit van de besluitvorming, sturing, beheersing en verantwoording van de organisatie.

Digitalisering, automatisering en doorontwikkeling financiële sturing en advies

We moeten kunnen vertrouwen op een financiële administratie die foutloos is en overzichtelijke informatie levert. We richten ons de komende jaren op digitalisering en automatisering van handmatige werkzaamheden. Door verdergaande automatiseringsmogelijkheden zal deze ontwikkeling zich voortzetten. Per 2024 maken we gebruik van een nieuw financieel systeem, inclusief een vernieuwde begrotingsmodule en een contractmanagementsysteem. De in september 2024  aangeboden Programmabegroting 2025-2028 is reeds gemaakt met het nieuwe financieel systeem.

Inkomende en uitgaande facturen

In ons betaalsysteem zijn alle leveranciers aangemerkt om per direct te betalen als de factuur juist is. Wij hanteren dus een betaaltermijn van 0 dagen. Het betalingsgedrag van de gemeente wordt beoordeeld aan de hand van het aantal dagen dat de leverancier moet wachten op bijschrijving van het gefactureerde bedrag. De gemiddelde betalingstermijn van de gemeente bedraagt 21 dagen. In individuele gevallen is er sprake van termijnoverschrijding. Het beleid is erop gericht om de individuele overschrijdingen terug te dringen. Met de implementatie van een nieuw financieel systeem zullen we ook meer aandacht vragen voor de verplichtingenadministratie die dan ook meer inzicht geeft in de financiële situatie.

Fiscaliteit

Van belang is dat we kunnen laten zien dat onze fiscale beheersing op een voldoende niveau zit. Met onder meer steekproefsgewijze controles tonen we met een redelijke mate van zekerheid aan dat de ingediende belastingaangiften juist zijn. Hiermee voorkomen we verrassingen en geven we uitvoering aan het convenant Horizontaal Toezicht (HT) dat we met de Belastingdienst hebben gesloten.Eind 2020 is er een einde gekomen aan het oude HT en is er een nieuw Doorontwikkeld Horizontaal Toezicht (DHT) gepubliceerd. Dit nieuwe DHT is voor minder belastingplichtigen toegankelijk omdat de criteria voor deelname zijn verhoogd. Tevens komen er veel meer verplichtingen aan de kant van de belastingplichtigen om in DHT te komen en te blijven. Die verplichtingen zien we met name bij de diverse verplichtingen op het gebied van tax control en zelf monitoring die met de Belastingdienst moeten worden gedeeld. Doel van DHT is om veel meer werk bij belastingplichtigen zelf neer te leggen en capaciteit vrij te spelen om weer meer te gaan controleren bij belastingplichtigen zonder DHT. We zijn met de Belastingdienst in gesprek om te kijken wat dit voor ons als gemeente betekent en in hoeverre wij hier adequaat invulling aan kunnen geven. Eén van de eisen is dat de belastingplichtige een tax control framework (TCF) opstelt en implementeert.

Facilitair

Vanaf 2017 tot en met 2024 is het aantal medewerkers op het stadhuis met meer dan 200 medewerkers gegroeid. Dit zorgt in toenemende mate voor ruimtegebrek voor teams. Ook staat het werken met zeer privacygevoelig materiaal zwaar onder druk omdat veel informatie wordt gewisseld in drukke ruimtes. In 2024 zijn voorzieningen getroffen via maximaal bijgeplaatste bureaus, belcellen en spreekkamers/vergaderruimtes. Hiermee is de druk enigszins verlicht en privacy en rust geboden. Dit is echter niet voldoende om de toegenomen vraag het hoofd te bieden. Wij werken daarom scenario’s uit die oplossingen moeten bieden aan het gebrek aan ruimte om samen te werken. Daarbij moet een goede balans worden gevonden tussen aantrekkelijk werkgever blijven en mogelijk financiële consequenties.

Daarnaast is in 2024 de balie van Burgerzaken arbotechnisch afgekeurd en is het een probleem dat we mindervaliden niet goed kunnen helpen bij onze balies omdat deze te hoog zijn. Daarom gaan we in 2025 opties in beeld brengen voor de verbouwing van Burgerzaken, de balies en de centrale hal zodat we iedereen goed kunnen helpen en we onze medewerkers een goede werkplek kunnen bieden.

Informatiebeveiliging

NIS2

In oktober 2024 is bekend geworden dat de NIS2 niet in oktober 2024 wordt omgezet naar Nederlandse wetgeving, maar naar verwachting in augustus 2025. De ontwikkelingen worden nauwgezet gevolgd waarbij besluitvorming zal worden voorbereid. Dit kan mogelijk leiden  tot een claim bij de volgende Voorjaarsnota.

ENSIA

Het Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid bepaalt (op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid en de ’10 bestuurlijke principes voor informatiebeveiliging) de kaders en verantwoordelijkheden om een adequate informatiebeveiliging in te richten en te onderhouden. In 2024 zijn goede stappen gezet in het voldoen aan deze verantwoordelijkheden. Hierover wordt verantwoording afgelegd door middel van de jaarlijkse ENSIA (Eenduidige Normatiek Single Information Audit).

ICT

De inzet van ICT blijft een cruciale rol houden in de uitvoering van onze taken en het functioneren van de gemeente. De maatschappelijke en ruimtelijke opgaven in de gemeente en onze organisatie zijn nauw verbonden met vraagstukken op het gebied van informatiemanagement. We zien dat de maatschappij, en daarmee ook onze organisatie, steeds ‘ICT-intensiever’ wordt. De bedrijfsprocessen leunen sterk op een correcte werking van IT, waarbij we de focus leggen op goede inrichting van de architectuur en daarnaast meer ontwikkelen op de noodzakelijke cybersecurity maatregelen.  De ontwikkelingen op ICT gebied gaan snel en het digitaal samenwerken blijft een aandachtspunt naast  het dagelijks beheren van de diverse applicaties. Dit maakt dat de focus van ICT zich breder ontwikkelt.

Digitaal samenwerken

In 2024 zijn belangrijke stappen gezet om ons netwerk voor te bereiden op de toekomst. Daarnaast is middels portfoliomanagement overzicht gebracht in de verzoeken vanuit de organisatie en prioritering in de uitvoering van de ICT-projecten.

Eind 2024 is de IV-strategie vastgesteld. De strategie geeft houvast voor de komende 4 jaar; hoe gaan we werken? Wat gaan we doen (en wat dus ook niet)? Alle wettelijke eisen, landelijke ontwikkelingen (zoals digitale agenda VNG), ambtelijke en bestuurlijke wensen, technologische ontwikkelingen en vereisten voor goede ketensamenwerking zijn zorgvuldig afgewogen en uitgezet in de tijd met een goede balans tussen moeten en willen. Komende vier jaren wordt ingezet op de volgende drie speerpunten, waarbij de teams ICT en IV gezamenlijk optrekken:

• Een professionele IV organisatie

• Toegang tot de juiste informatie

• Een moderne werkplek

Datalab, onderzoek en statistiek

Het afgelopen jaar hebben we hard gewerkt aan het metadatabeheersysteem van Atlas. Dat is in productie genomen en draagt nu bij aan een betere interpretatie van de data. Het aantal databronnen in Atlas is wederom toegenomen evenals de functionaliteiten.

Daarnaast hebben we bijvoorbeeld een aantal op maat dashboards gebouwd voor team Toezicht & Handhaving en team Economie.

Privacy

Halverwege 2024 is Privacy onderdeel geworden van team Informatievoorziening, waarbij is gestart met de verdere ontwikkeling van het cluster privacy. Er zijn goede stappen gezet op de implementatie van de WPG. Het WPG-beleid is vastgesteld en de uitkomsten van de WPG hercontrole en de interne audit waren goed. Een plan van aanpak is opgesteld voor het verwerken van de DPIA’S, welke in 2025 van start gaat.

Camerabeleid en inzet van nieuwe technologie zijn thema’s waar de organisatie zich verder in verdiept. Er zijn verschillende projecten met betrekking tot camera’s, zoals camera’s in de stad, camera’s voor terreinbeheer en ook camera’s op werkvoertuigen. Vanuit Privacy is geadviseerd op deze cameraprojecten. Er is gestart met een inventarisatie op de verschillende cameravraagstukken, welke moet leiden tot beleid en werkinstructies.

Personeel en Organisatie

De groei en ontwikkeling van onze gemeente, de maatschappelijke uitdaging en de steeds complexer wordende arbeidsmarkt, heeft ook effect op de organisatie. De werkdruk, het verzuimpercentage en het verloop blijven hoog. Ondanks succesvolle wervingsacties en veel interne doorstroom, is er in 2024 nog steeds veel gebruik gemaakt van externe inhuur en is er verzocht om formatie-uitbreidingen in de Voorjaarsnota.  

Net zoals andere gemeenten heeft onze organisatie ook enige moeite om de wachtdiensten en andere beschikbaarheidsdiensten bemenst te houden. Eén van de oorzaken is het feit dat de vergoeding die ervoor staat laag is in verhouding tot de belasting van deze diensten. Van medewerkers wordt meerdere (niet aaneengesloten) weken per jaar gevraagd om 24/7 beschikbaar te zijn. Binnen de kaders van de Cao Gemeenten is begin 2024 een passende vergoeding ingevoerd.

Naar aanleiding van de ingevoerde parkeermaatregelen in 2024 is de reiskostenregeling voor medewerkers aangepast. Eén van de onderdelen daarvan waren stimuleringsmaatregelen om in ieder geval medewerkers die als standplaats het stadhuis hebben, meer met de fiets en het openbaar vervoer te laten komen. Dit heeft zijn vruchten afgeworpen en afgelopen jaar hebben veel medewerkers hun manier van reizen naar het werk aangepast. Van de 769 medewerkers die op het stadhuis werken komen er gemiddeld 125  per dag op de fiets. Zo’n 100 medewerkers declareren geen reiskosten. De verwachting is dat deze medewerkers fietsend of lopend naar het stadhuis komen. Als we die meetellen, komen er gemiddeld 220 medewerkers op de fiets of lopend naar het stadhuis.  Dit effect is gunstig voor de bereikbaarheid van de stad als ook voor de gezondheid van de medewerkers. De fietsenstalling is regelmatig overvol. Dat levert problemen op waar nog een oplossing voor bedacht moet worden.

Vacatureruimte en kosten inhuur derden

De beschikbare vacatureruimte met daaraan toegevoegd het in de begroting opgenomen inhuurbudget dient als dekking voor de kosten van inhuur van personeel. De kosten van inhuur bedragen in 2024 bijna € 20 miljoen. Ter vergelijking, in de jaarrekening 2023 van Purmerend is een bedrag van € 16,6 miljoen aan inhuurkosten verantwoord. De inhuurkosten 2024 uitgedrukt in een percentage van de totale loonsom bedraagt 20,8% (2023 was 19,6%). Het laatst bekende landelijk gemiddelde van gemeenten over het jaar 2023 is 18,4%.

Rechtmatigheidsverantwoording

ALGEMEEN

Vanaf het dienstjaar 2023 is het college zelf verantwoordelijk voor het afgeven van een rechtmatigheidsverantwoording, die in de jaarstukken wordt opgenomen. Met ingang van 2023 heeft het college zelf getoetst op de rechtmatige naleving van het door de raad vastgestelde normenkader.

Bij de rechtmatigheidsverantwoording gaat het erom dat het college toelicht in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties overeenstemmen met of afwijken van het begrotingscriterium, het voorwaardencriterium, en het misbruik- en oneigenlijk gebruik criterium. Dit houdt in dat de verantwoorde baten en lasten, alsmede de balansmutaties in overeenstemming zijn met door de raad vastgestelde kaders zoals de begroting en gemeentelijke verordeningen en met bepalingen in de relevante wet- en regelgeving. De baten en lasten alsmede de balansmutaties moeten getrouw in de jaarrekening worden opgenomen.

In de navolgende paragrafen zijn de uitgangspunten en bevindingen ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording nader geduid.

GEMAAKTE AFSPRAKEN MET DE RAAD

Gedurende 2024 en begin 2025 zijn er op diverse momenten afspraken tussen de gemeenteraad en het college gemaakt over de door het college af te geven rechtmatigheidsverantwoording. Hierna zijn deze afspraken geduid.

Financiële verordeningen controleverordening

Op 27 maart 2025 heeft de gemeenteraad de financiële verordening 2025 vastgesteld. In artikel 20 van de financiële verordening 2025 zijn de vorig jaar gemaakte afspraken over hoe omgegaan dient te worden met de rechtmatigheidsverantwoording nader geduid op basis van de ervaringen in het eerste jaar 2023.
Op 7 maart 2023 heeft de gemeenteraad de controleverordening 2023 vastgesteld. Beide verordeningen zijn de afgelopen jaren aangepast in lijn met de van toepassing zijnde rechtmatigheidsverantwoording over 2023.

Verantwoordingsgrens, rapportagegrens en de paragraaf bedrijfsvoering

Op 30 januari 2025 heeft de gemeenteraad besloten de verantwoordingsgrens ten aanzien van de rechtmatigheidsverantwoording vast te stellen op 2% van de totale lasten, inclusief mutaties in de reserves. Een verantwoordingsgrens van 2% komt over 2024 uit op een bedrag van € 7,6 miljoen.

De gemeenteraad heeft op 30 januari 2025 de rapportagegrens voor individuele onrechtmatigheden vastgesteld op € 600.000. Dit betekent dat alle individuele fouten en onduidelijkheden boven € 600.000,- hieronder in de paragraaf bedrijfsvoering door het college nader worden toegelicht.

Er zijn vanuit de gemeenteraad geen specifieke onderwerpen die de gemeenteraad in de paragraaf bedrijfsvoering terug wenst te laten komen. Hieronder zullen per geconstateerde onrechtmatigheid de wettelijke onderdelen worden toegelicht te weten:

• de oorzaken toelichten voor evt. geconstateerde onrechtmatigheden (wat is het precies);

• een verklaring voor de geconstateerde onrechtmatigheden (achterliggende reden);

• acties die door het college zijn ondernomen om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen (beheersmaatregelen).

Normenkader

Op 27 maart 2025 heeft de gemeenteraad het normenkader vastgesteld. Het normenkader bevat de weten regelgeving die relevant is voor de rechtmatigheidsverantwoording van 2024. In het kader van de rechtmatigheidsverantwoording gaat het daarbij om de bepalingen waarvoor de gemeente financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Het college optimaliseert het normenkader in een toetsingskader.
Het toetsingskader is opgenomen in de aanwezige procesbeschrijvingen en het interne controleplan.

RECHTMATIGHEIDSVERANTWOORDING IN DE JAARSTUKKEN

Voor de door het college afgegeven rechtmatigheidsverantwoording zie de rechtmatigheidsverantwoording zoals opgenomen in de jaarrekening. Op basis van de bovenstaande constateringen is het college van mening dat de in deze jaarrekening 2024 verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde grens van € 7,6 miljoen.

Totaal is er aan onrechtmatigheden bedraagt € 10.863.000 daarvan is € 4.485.000 acceptabel omdat die onrechtmatigheden passen binnen de met uw raad gemaakte afspraken zoals opgenomen in artikel artikel 20 van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025. € 6.378.000 pas niet binnen de met uw raad gemaakte afspraken en betreffen:

• Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie € 2.317.000;

• Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen € 31.000;

• Onrechtmatigheden als gevolg van het niet voldoen aan de Europese aanbestedingsregels € 4.051.053;

• Te hoog uitgekeerde loonkosten subsidie € 10.000;
  Totaal € 6.378.000.

De individuele overschrijdingen boven de € 600.000,- worden hieronder in de paragraaf bedrijfsvoering door het college nader toegelicht naar de aard van de overschrijding.

De geconstateerde onrechtmatigheden zoals hierna geduid zijn overschrijdingen die strijdig zijn met de van toepassing zijnde regelgeving. Echter wil dit niet zeggen dat er spraken is van fraude. Doelmatigheid kan verkozen worden boven rechtmatigheid bijvoorbeeld om de voortgang van een project of activiteit te waarborgen.

BEGROTINGSCRITERIUM¹

In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5a van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025 de geconstateerde begrotingsonrechtmatigheden vermeld.

Begrotingsonrechtmatigheden binnen de exploitatie

Uitgangspunt voor begrotingsoverschrijdingen van de lasten is dat iedere afwijking van de begroting als onrechtmatig wordt beschouwd. Door de raad is in de Financiële verordening Purmerend 2025 in artikel 20.6 bepaald welke begrotingsonrechtmatigheden passen binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel geduid worden. Conform artikel 20 lid 6a van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025 zijn overschrijdingen van kosten kleiner dan € 100.000 rechtmatig. Voor de financiële toelichtingen op de overschrijdingen groter dan € 100.000 wordt verwezen naar de het onderdeel "Wat heeft het gekost" in de programma's. In onderstaande tabel zijn de overschrijdingen op de lasten uiteengezet per beleidsveld groter dan € 100.000.

Conclusie overschrijdingen op de lasten

De overschrijding op de lasten bedraagt bijna € 6,8 miljoen, van deze overschrijding is € 4,5 miljoen als acceptabel aan te merken op basis van de gemaakte afspraken tussen de gemeenteraad en het college en bijna € 2,3 miljoen is aan te merken als niet acceptabel. De vastgestelde rapportagegrens voor individuele onrechtmatigheden is vastgesteld op € 600.000. Concreet zien we een overschrijding van ruim € 2,5 miljoen op de personeelslasten (salarissen en inhuur).

De begrotingsonrechtmatigheden ten aanzien van de lasten op de programma’s en beleidsvelden zijn voor in totaal € 6.771.000 opgenomen op regel ‘’1A. Overschrijding lasten op de programma’s’’ opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen de met uw raad gemaakte afspraken zoals opgenomen in artikel 20 lid 6 van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025 zijn voor in totaal € 4.454.000 opgenomen op regel “4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.’’ In de rechtmatigheidsverantwoording per saldo zijn de begrotingsonrechtmatigheden op regel 1a en regel 4 € 2.317.000.

Toelichting op het ontstaan van de overschrijding personeelskosten

Een belangrijke oorzaak van deze overschrijding is het aantrekken van medewerkers in Purmerend met een vaste aanstelling, zonder dat hiervoor een specifieke formatie is vastgesteld. Dit resulteert in een 'bovenformatieve' bezetting, wat inhoudt dat er meer medewerkers zijn dan de beschikbare formatieplaatsen. Deze extra formatie is niet opgenomen in de begroting. Onder het motto "we doen wat nodig is" zijn deze medewerkers aangenomen.

Daarnaast hebben veranderingen in het werk geleid tot een verschuiving in taken. We constateren steeds vaker dat het takenpakket van bestaande functies verandert, wat ertoe leidt dat functies hoger moeten worden ingeschaald.

Beheersmaatregel ter voorkoming in de toekomst

Om dit vraagstuk (deels) op te lossen zonder een claim bij de Voorjaarsnota 2025, is besloten de grondslag van de salarisbegroting te verlagen door de annuïteit aan te passen (van annuïteit 10 naar annuïteit 9). Deze wijziging creëert financiële ruimte die wordt ingezet voor twee doeleinden:

1. Het opnemen van de taakstelling voor het verminderen van de externe inhuur in de begroting 2025.

2. Het corrigeren van functies die bovenformatief zijn binnen onze organisatie.

Begrotingsonrechtmatigheden op investeringen

Over 2024 zijn er onrechtmatigheden geconstateerd ten aanzien van de investeringen. De investeringen voldoen daarmee in 2024 niet aan de vereisten zoals opgenomen in artikel 20 lid 7 van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025.

Conclusie overschrijdingen op de investeringen

Het in 2024 extra bestede bedrag van € 31.000 past geheel binnen het totaal van de geautoriseerde kredieten. Conform artikel 20, lid 7, van de Financiële verordening Purmerend 2025 is de overschrijding acceptabel voor € 31.000.

De begrotingsonrechtmatigheden op investeringen zijn voor in totaal € 31.000 opgenomen op regel ‘’1B. Overschrijding investeringsbudgetten (kredieten)’’ opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording. Begrotingsonrechtmatigheden die passen binnen de met uw raad gemaakte afspraken zoals opgenomen in artikel artikel 20 lid 7 van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025 zijn voor in totaal € 31.000 opgenomen op regel “4. Totaal van de begrotingsonrechtmatigheden (van onderdeel 1 en 2) dat past binnen het vooraf vastgestelde beleid en daarmee vooraf als acceptabel is geduid.’’ in de rechtmatigheidsverantwoording per saldo zijn de begrotingsonrechtmatigheden op investeringen regel 1a en regel 4 ten aanzien van de investeringsbudgetten € 0.

Ongeautoriseerde reservemutaties

Over 2024 zijn er geen ongeautoriseerde reservemutatie. Er zijn daarom ook geen ongeautoriseerde reservemutaties opgenomen op regel ‘’ 2. Ongeautoriseerde reservemutaties’’ in de rechtmatigheidsverantwoording.

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld

Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten zijn formeel niet onrechtmatig. In artikel 20, lid 8 is opgenomen dat overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die zijn ontstaan in de periode tussen de Najaarsnota en de jaarrekening, worden (tijdig) aan de raad gemeld in de jaarrekening en tellen daarom niet mee in het eindoordeel van de rechtmatigheid. De onderschrijdingen van de lasten en de lagere of hogere baten blijken uit de financiële toelichtingen op de programma's.

Er zijn daarom ook geen overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad opgenomen op regel ‘’ 3. Overschrijding van baten en/of onderschrijding van lasten en baten die niet tijdig tot een begrotingswijziging hebben geleid of te laat aan de raad zijn gemeld.’’

VOORWAARDENCRITRIUM²

In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.b van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025 de geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van het voorwaardecriterium vermeld. Hierna zijn de individuele overschrijdingen ten aanzien van het voorwaardecriterium boven de € 600.000 nader geduid.

Uit de interne controle werkzaamheden is gebleken dat er in totaal € 4.051.053 aan onrechtmatige inkopen boven de EU-aanbestedingsgrenzen hebben plaatsgevonden gedurende 2024. De onrechtmatige inkopen boven de rapportagegrens betreffen inkopen ten aanzien van de opvang van Oekraïense ontheemden in onze gemeente (€ 2.269.222) en onrechtmatige inkopen jeugdzorg (€ 1.203.898). Deze onrechtmatigheden zijn hieronder nader geduid. De overige geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van de aanbestedingen (€ 577.933) betreffen onrechtmatigheden die individueel kleiner zijn dan de rapportagegrens.

Ontheemden Oekraïne

Gedurende 2024 heeft de doelmatigheid van de opvang van de ontheemden, evenals voorgaand jaar, prioriteit gekregen boven de rechtmatigheid. In 2024 zijn de grootste uitgaven in lijn gebracht conform de Europese rechtmatigheidsregels. Echter doordat dat gedurende 2024 heeft plaatsgevonden (zie ook raadsbrieven 1602650 en 1609753) heeft deze onrechtmatigheid nog wel (deels) impact op 2024.

Maatwerkovereenkomsten Jeugd

Maatwerkovereenkomsten bestaan uit betaal- en meerwerkovereenkomsten. Bij betaalovereenkomsten wordt de uitvoering van een ondersteuningstraject toegewezen aan een aanbieder die niet via de regionale aanbestedingsprocedure is gecontracteerd. Toewijzing van een maatwerkovereenkomst aan een niet regionaal gecontracteerde aanbieder is mogelijk wanneer:

• Het om zorg gaat waarin niet is voorzien bij de aanbesteding (geen dekkend zorglandschap).

• De rechtbank de uitvoering van een ondersteuningstraject specifiek heeft toegewezen aan een aanbieder die niet is gecontracteerd.

• Er sprake is van zorgcontinuïteit in het kader van het woonplaatsbeginsel.

Bij meerwerkovereenkomsten gaat het om gecontracteerde aanbieders waarbij aanvullende hulp niet vanuit het reguliere traject gefinancierd kunnen worden. Dit gebeurt bij jeugdigen waarvan de kosten zo hoog zijn, dat deze niet binnen het bestaande financieringsstelsel kunnen worden opgevangen (zie ook raadsbrief 1612314).

Het afsluiten van maatwerkovereenkomsten is een lokale aangelegenheid, maar er gelden wel regionale afspraken over de werkwijze en het gebruik van formulieren. Voor maatwerkovereenkomsten geldt een verhoogde (Europese) aanbestedingsgrens van € 750.000 voor overheidsopdrachten in het kader van sociale en andere specifieke diensten. Gedurende 2024 zijn er in totaal voor een bedrag van € 1.203.898 aan onrechtmatige uitgaven ten aanzien van maatwerkovereenkomsten jeugd geconstateerd.

Beheersmaatregelen:

Ontheemden Oekraïne

Voor 2025 voorzien we geen grote onrechtmatige uitgaven ten aanzien van de Oekraïense ontheemden. Lopende uitgaven voldoen aan de Europese aanbestedingsregels en de nieuwe uitgaven zullen zoveel als mogelijk aan de in lijn met de Europese aanbestedingsregels worden aangegaan.

Maatwerkovereenkomsten Jeugd

Het college hanteert het uitgangspunt dat maatwerkovereenkomsten slechts in strikt noodzakelijke situaties worden afgesloten. Voor alle nieuwe maatwerkplaatsingen gelden de volgende voorwaarden:

• Er wordt vooraf getoetst aan vastgestelde criteria, zoals urgentie, beschikbaarheid binnen het bestaande aanbod en juridische verplichtingen (bijv. rechterlijke uitspraken);

• De omvang en duur van de maatwerkplaatsing wordt vooraf begrensd en periodiek geëvalueerd door de uitvoering;

• De verordening wordt aangepast om maatwerk beter te begrenzen;

• Afwijkingen van de aanbestedingsnorm worden twee keer per jaar geanalyseerd en, waar nodig, gerapporteerd aan het college. De geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van het voorwaardecriterium zijn opgenomen in de rechtmatigheidsverantwoording omdat de totale onrechtmatigheden boven de verantwoordingsgrens uitkomen. De onrechtmatigheid is terug te vinden op regel "Inkopen ten onrechte niet Europees aanbesteed" in de rechtmatigheidsverantwoording.

MISBRUIK EN ONEIGENLIJK GEBRUIK CRITERIUM ³

In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.c van de financiële verordening gemeente Purmerend 2025 de geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van het misbruik en oneigenlijk gebruik criterium (M&O criterium) vermeld.

In 2024 hebben we geen fraudegevallen door eigen medewerkers geconstateerd. De gemeente beschikt in 2024 niet over een overkoepelend M&O-beleid. Hoe om te gaan met M&O is opgenomen in het beleid per regeling. Het is vanuit de regelgeving niet verplicht om een overkoepelend M&O- beleid te hebben als gemeente. De gemeente Purmerend heeft in de ‘’ Frauderisicoanalyse en frauderisicobeheersing Purmerend april 2025’’ geduid wat de algemene uitgangspunten en de filosofie van de gemeente is met betrekking tot het voorkómen van misbruik en oneigenlijk gebruik en welke werkzaamheden daar aan ten grondslag liggen.

Gezien er geen onrechtmatigheden ten aanzien van het M&O criterium zijn geconstateerd wordt er in de rechtmatigheidsverantwoording ook niets nader geduid ten aanzien van het M&O criterium.

INFORMATIEBEVEILIGING EN PRIVACY

In deze paragraaf worden in lijn met artikel 20 lid 5.d van de financiële verordening gemeente Purmerend 2024 de geconstateerde onrechtmatigheden ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy vermeld.

Gedurende 2024 hebben zich geen financiële onrechtmatigheden voorgedaan ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy. Uit de uitgevoerde interne werkzaamheden en uit de externe IT-Audit blijken geen onrechtmatigheden ten aanzien van informatiebeveiliging en privacy.

1. De financiële beheers handelingen moeten tot stand komen binnen de grenzen van de geautoriseerde begroting.
2. Dit zijn de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen. De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving, zowel interne en als extern en hebben betrekking op aspecten zoals: doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.
3. Onder misbruik wordt verstaan: het opzettelijk niet, niet tijdig, onjuist of onvolledig verstrekken van gegevens met als doel ten onrechte overheidssubsidies of -uitkeringen te verkrijgen, dan wel met het doel om voor een te laag bedrag aan heffingen aan de hogere overheid te betalen.